Ações concretas para impedir o uso inadequado de dados pessoais e boas práticas no dia a dia das empresas
Por Bruna Furieri
Muito se fala sobre a necessidade da Adequação à Lei Geral de Proteção de Dados, conhecida pela sua abreviatura LGPD, pelas empresas que tratam dados de pessoas físicas. Mas, pouco se nota, dentro do ambiente laboral, pela busca de ações concretas para impedir o uso inadequado de dados pessoais e pela adoção de boas práticas no dia a dia das empresas.
Quando se fala em uma implementação da LGPD, de fato está se falando numa força de trabalho e tempo empenhados para que a empresa consiga colocar em prática as novas exigências trazidas pela lei. Mas, de forma bem simplificada, o que a lei quer estabelecer é uma mudança de postura com a disseminação de uma nova cultura laboral. Isto é, difundir e aplicar a cultura de quanto menos dados coletados melhor, sendo eles assertivos e deixando para trás a ideia de quanto mais dados melhor.
A nova cultura difundida pela LGPD tem como objetivos principais proteger os dados pessoais de cidadãos, evitar o uso impróprio dos dados sem que estejam sob as condições previstas na lei e diminuir os casos de incidentes de vazamentos de dados com danos e prejuízos aos titulares de dados pessoais.
Para tanto, visando dar aplicabilidade em reduzir esses riscos, a lei impõe a necessidade de incentivo às medidas de boas práticas que podem ser adotadas pelas empresas, ainda que de forma preliminar à plena conformidade com a LGPD.
De forma exemplificativa, são algumas boas práticas a serem adotadas na empresa: alertar para o uso de correios eletrônicos (e-mails institucionais) para evitar o envio de dados pessoais para terceiros de forma indesejada sempre que for transmitir ou compartilhar dados pessoais com outros colaboradores e/ou terceiros prestadores de serviços da organização, observando os destinatários e quem está em cópia dos emails; e impor o armazenamento de documentos, físicos ou digitais, em repositórios oficiais da empresa, de modo a evitar inúmeras reproduções do documento salvas em locais não protegidos e sem controle de acesso.
Também está entre as boas práticas orientar a não abrir ou executar arquivos anexados aos e-mails recebidos de origem desconhecida, bem como links de páginas web, de modo a mitigar os riscos de contaminação por vírus e o vazamento de dados pessoais, bem como de dados internos, sigilosos e confidenciais; e alertar quanto ao uso de plataforma de videoconferências, a fim de se certificar que o ambiente físico não contenha informações pessoais (sensíveis ou não) ou confidenciais (segredos comerciais, por exemplo) no campo de visão da câmera.
Também é recomendado, nos casos de gravação das reuniões de videoconferência, que todos os participantes sejam informados antecipadamente sobre a gravação e a finalidade dessa, bem como sobre a possibilidade de compartilhamento do conteúdo e que poderá ser disponibilizada/veiculada posteriormente nas redes sociais/plataformas da organização.
Por fim, recomenda-se orientar quanto ao uso do WhatsApp para que não sejam tratados dados pessoais através desses aplicativos, principalmente aqueles tidos como sensíveis. Para tanto, é primordial que sempre sejam enviados por meio do canal oficial, seja por e-mail ou por chat interno, de modo que se tenha um registro e controle do que foi compartilhado.
Assim, ainda que não supra a necessidade de uma implementação da LGPD na empresa, a adoção dessas medidas determina como uma organização se importa com seus bancos de dados.
Não se tratam de medidas difíceis de serem cumpridas e trabalhosas ao cotidiano laboral, mas sim ações notórias e rápidas de serem implementadas, que requerem apenas uma imposição de obrigatoriedade de cumprimento por gestores e superiores hierárquicos.
De forma geral, a lei não ordena pela proibição do tratamento de dados pessoais, mas estabelece regras para a sua regulamentação e seu uso de forma ordenada, garantindo uma proteção aos dados pessoais, tanto de seus colaboradores, como de clientes e parceiros. Afinal, a reputação de uma empresa perpassa por pequenos detalhes que fazem a diferença no mercado de trabalho competitivo.
Bruna Furieri Pandini é advogada do escritório Oliveira Cardoso, Carvalho de Brito, Libardi Comarela, Zavarize e Antunes Coelho Advogados
