Elimine os principais inimigos que atrapalham reuniões e transforme os encontros em lucros

Tique-taque,tique-taque… O seu tempo está acabando e o resultado da reunião não rendeu os frutos esperados? Você não é o único, mas isso pode melhorar. Segundo pesquisa da Triad Consulting, realizada com mais de dois mil entrevistados, apenas 6% afirmaram que 80% ou mais de suas reuniões são totalmente eficazes e produtivas.

Os principais vilões apontados pela pesquisa para a ineficácia das reuniões são a falta de foco durante o processo, com 57% das indicações, seguida por conversas paralelas, com 45%; horários não cumpridos, com 44%; e falta de definição dos próximos passos, com 39% das respostas.

Segundo o especialista em Administração do Tempo e Produtividade Christian Barbosa, reunião “solta” é sinônimo de dinheiro voando. “Você sabia que uma empresa de 100 funcionários que realiza, no mínimo, quatro horas semanais de reuniões, gasta anualmente quase R$ 1 milhão nesses encontros? Se formos otimistas e pensarmos que metade das reuniões não obteve nenhum resultado, é possível afirmar que a cada 100 funcionários, a empresa desperdiça anualmente R$ 500 mil”, afirma Barbosa.

Ele explica que reuniões sem foco levam a equipe a perder tempo, a falhar na execução de suas prioridades e a reclamar exatamente da falta de tempo para fazer o que realmente precisa. “O mundo corporativo criou péssimos hábitos na condução e realização de reuniões. Não há cumprimento de horários, as pessoas são chamadas de última hora, muitas vezes desconhecem o real propósito da reunião e a condução é cheia de conversas paralelas. A necessidade de se sentir valorizado é, sem dúvida, uma grande fonte de reuniões desnecessárias. Muitas vezes, o líder já sabe qual solução quer dar a um problema, mas prefere fazer isso em público e receber o reconhecimento de seus pares”, diz.

Para a presidente da Associação Brasileira de Recursos Humanos (ABRH-ES), Danielle Quintanilha, muitas reuniões são consideradas improdutivas, mas com alguns cuidados básicos é possível reverter essa situação. “É necessário se preocupar não somente com realização da reunião, mas também com o preparo da mesma, ou seja: para que uma reunião seja eficaz, é necessária uma dedicação prévia, além do cuidado durante e após a realização da mesma”, pontua.

A palavra de ordem é foco. Se a reunião tem foco, os resultados aparecem rapidamente. “Para obter o máximo aproveitamento de uma reunião, não a deixe ultrapassar duas horas de duração. Caso o assunto seja extenso, é bom optar por um intervalo e quebrá-la em duas etapas. Ao chegar à reunião, tenha em mente o objetivo do encontro, o que deve ser discutido e os próximos passos a serem dados. Se não conseguir definir o objetivo, cancele a reunião”, aconselha Barbosa.

Metas são fundamentais
Um bom planejamento, com estabelecimento de metas claras e específicas, permite aos colaboradores perceberem um sentido no trabalho. Cada tarefa ou reunião passa a ter significado quando são definidas metas que trazem resultados para o indivíduo, o grupo e a empresa. “Questionar o real motivo e necessidade das tarefas faz com que coisas que não trazem resultados sejam eliminadas. Assim se otimiza o tempo na direção das coisas que verdadeiramente trarão resultados”, esclarece Danielle.

O segredo de uma boa reunião é refletido no desenvolvimento e qualidade do trabalho. Os funcionários empenham-se mais para cumprir as tarefas, diminuem as falhas na execução das prioridades e os colaboradores não reclamam mais da falta de tempo para fazer o que realmente precisam executar.

O papel do líder na gestão do tempo é fundamental para alcançar a produtividade esperada. É ele que vai criar estratégias para colaborar com todos os envolvidos; vai solucionar problemas com a dispersão de tempo, sem haver comprometimento no resultado; e ainda vai aprimorar, na prática diária, a melhor forma de conduzir uma reunião.

Investir no aperfeiçoamento dos líderes é um bom caminho. “Toda empresa precisa treinar pessoas para conduzirem suas reuniões de forma mais eficaz e com isso economizar milhões por ano. É possível chegar a uma redução de 50% no volume de reuniões, mas isso depende do envolvimento de todos”, ressalta Barbosa.

Colaboradores precisam se expressar
Os colaboradores, por sua vez, também devem expressar suas opiniões. A ideia não é apenas que o colaborador participe, mas também que ele seja um facilitador de resultados.Os participantes de uma reunião de negócios devem passar a mensagem de forma clara, sem demorar muito a ponto de perder a atenção das outras pessoas ou, pior ainda, atrapalhar quem estiver esperando a sua vez de falar. Para os especialistas, é preciso tomar cuidado com as perguntas que não ajudam a discussão a avançar. Para completar, a linguagem corporal diz muito sobre quem participa da reunião. “Navegar nas redes sociais ou ficar com o e-mail aberto durante a reunião, por exemplo, faz o nível de interrupções ficar intolerável. É preciso ter disciplina”, aconselha Barbosa.

Após a reunião, o estabelecimento da melhor metodologia para verificar a implementação das ações propostas é bastante válido. “Se necessário, realize reuniões para monitoramento e acompanhamento dos resultados das ações estabelecidas na reunião. Faça também uma avaliação da reunião, veja os pontos positivos, os que requerem melhoria, e ajuste nos próximos encontros. Certamente o resultado será muito positivo”, garante Danielle.

Exemplo capixaba
Um exemplo de empresa capixaba que conseguiu melhorar a produtividade de suas reuniões foi a Prisma Propaganda, que contou com o suporte de uma consultoria para ajudar neste processo de otimização. “Em 1995, como parte duma estratégia para adequar a empresa ao século 21, contratamos uma consultoria que entre outras coisas ajudou a melhorar o rendimento das reuniões, que eram muito improdutivas e não tinham resultados paupáveis”, explica Fernando Manhães, presidente do Grupo Prix, holding surgindo em 2001 que controla a Prisma e herdou o sistema produtivo de reuniões.

Na empresa, as reuniões gerenciais, de alinhamento estratégico, acontecem uma vez por mês, com duração de duas a 3 horas dependendo da pauta. Elas acontecem com pré-definido horário para começar e terminar, com uma pauta predeterminada e com a elaboração de uma ata no final. “Tenho aqui a ata desde a primeira reunião estratégica realizada em 95”, conta Manhães. As reuniões operacionais são mais curtas e objetivas e acontecem semanalmente, analisando tomadas de posições, renegociações com fornecedores, entre outros temas, com duração entre 1h e 1h30. Outro tipo de reunião, também semanal mas ainda mais rápida, é a chamada reunião de tráfego, as quais tratam apenas de questões relacionadas com prazos. “Percebemos que ao longo do tempo estamos diminuindo a quantidade de reuniões internas. As pessoas guardam certos assuntos para serem levados para a reunião e percebem que outros podem ser resolvidos de imediato, sem precisar passar por reunião”, comenta o presidente do Grupo Prix.

Enfim, reuniões bem organizadas melhoram os processos e a produtividade, economizando tempo e dinheiro para a empresa. E o tique-taque, tique-taque do relógio, não será mais motivo de desespero, e sim a medida do seu lucro.