Planejar bem cada etapa dos processos pode maximizar os resultados e alavancar os negócios

Por Nadia Baptista

Num cenário em que mudanças acontecem de maneira muito rápida no ambiente empresarial, um número cada vez maior de empresas têm implantado o gerenciamento de projetos no seu dia a dia, como uma estratégia para maximizar os resultados. Produzir em prazos menores e com menos recursos financeiros são apenas alguns dos benefícios do gerenciamento, uma metodologia aplicável a todos os tipos de empresas. O planejamento é o caminho mais indicado para aqueles que querem fazer sua empresa crescer, ou simplesmente otimizar os processos de produção, estipulando metas e se organizando melhor.

Gerenciar bem os projetos dentro da empresa – sejam eles o lançamento de um produto, a abertura de uma nova filial, a readequação de um processo produtivo ou a implantação de uma nova tecnologia –, tornou-se não apenas um diferencial competitivo para as organizações, mas, sobretudo, uma questão de sobrevivência.

Um projeto é um empreendimento temporário, com data de início e fim, cujo objetivo é criar ou aperfeiçoar um produto ou serviço. Gerenciar um projeto é atuar de forma a atingir os objetivos propostos dentro de parâmetros de qualidade determinados, obedecendo a um planejamento prévio de prazos (cronograma) e custos (orçamento). Ou seja, dadas as metas e as restrições de recursos e tempo, cabe ao gerente de projeto garantir que este atinja os objetivos propostos. 

O coordenador do curso de MBA em Gerenciamento de Projetos da Fundação Getulio Vargas / M.Murad, Angelo Valle, lembra que, em nossas vidas, constantemente fazemos projetos. “Tudo que tiver um prazo e qualquer esforço voltado para um objetivo é um projeto”, ressalta. Por isso, é importante que as empresas reconheçam a necessidade de incluir o gerenciamento de projetos em suas rotinas. “O projeto é a forma de transformar estratégias em resultados. Quando uma empresa estabelece um planejamento estratégico, é preciso gerenciar centenas de projetos, para que essa estratégia se materialize. Gerenciamento de projetos é a ponte entre a estratégia e os resultados”, afirma.

Projeto

Muitas empresas estão adotando a estrutura de projetos no seu dia a dia e são diversos os empreendimentos que se enquadram na categoria de projetos. Nos mais diferentes setores, a abordagem de gerenciamento de projetos está ganhando terreno por permitir um melhor uso dos recursos para se atingir objetivos bem definidos pela organização. Sabendo da importância de se gerenciar bem um projeto, é preciso seguir alguns passos, que melhoram as habilidades de gerenciamento de projeto. 

A vice-presidente do Instituto de Gerenciamento de Projetos – Capítulo Espírito Santo (PMI-ES), entidade mundial cuja metodologia de gerenciamento de projetos é a mais utilizada atualmente, Míriam Machado, ressalta as vantagens que uma organização tem quando adota esta prática. “O gerenciamento de projetos é importante porque ajuda a organizar os processos e colabora para o seu nível de maturidade, além de cooperar para o processo de inovação de uma empresa”.

O melhor momento para implantar o gerenciamento de projetos em uma empresa, de acordo com Míriam, é aquele em que a organização tem algum objetivo específico, como crescimento. “O gerenciamento de projetos é indicado para momentos em que uma empresa está indo bem, mas quer inovar ou crescer, por exemplo. Geralmente nesses casos é feito um projeto para saber se é o momento certo, a forma certa e a viabilidade dessa inovação ou expansão”, esclarece.

Primeiros passos

O gerenciamento de projetos deve começar com a contratação de uma empresa para tocar o projeto ou com a definição dos colaboradores internos que integrarão a equipe de projeto. “O primeiro passo para quem quer implantar essa prática em sua empresa é procurar um profissional ou uma consultoria, que vai capacitar alguém da equipe e ensiná-lo a implantar esse projeto. A consultoria é importante, pois, muitas vezes, a empresa não comporta dentro do organograma uma figura de gerente de projeto”, explica Míriam. A consultoria vai orientar seus colaboradores sobre as etapas do gerenciamento de projeto, e a melhor forma de adequá-las aos interesses da empresa.“A segunda opção é contratar algumas pessoas e montar uma equipe específica para o gerenciamento de projetos, mas a empresa precisa estar aberta a essa cultura”, destaca.  

De acordo com a vice-presidente do PMI-ES, a organização divide as ferramentas de gerenciamentos de projetos, chamadas boas práticas, em nove áreas, que ajudam a pensar na parte de planejamento de um projeto. “A primeira delas é o escopo – é preciso definir o escopo de seu projeto, ou seja, o que você quer fazer. Esses requisitos vão guiar o seu projeto o tempo inteiro. Com o escopo definido, é preciso definir o tempo, que é a segunda área, ou seja, fazer um cronograma do seu projeto. Na terceira área, pensamos no custo. Se você sabe o que quer fazer e em quanto tempo, você vai ver com que recursos. Esses três elementos são muito importantes, pois vão amarrar bem o seu projeto”, explica Míriam (veja todas as nove áreas no box).

Já o professor Angelo Valle acredita que um projeto deve começar por sua percepção. “Mesmo não percebendo isso, toda empresa tem projetos. Muitas pessoas não percebem que gerenciam projetos. Por isso, o primeiro passo para o gerenciamento é a percepção do projeto. Qualquer esforço que tem objetivo é um projeto. Todos nós temos esforços temporários com prazos. Nossa vida é um conjunto de projetos. O que as empresas têm é que começar a desenvolver as áreas de conhecimento, os processos de gerenciamento, identificar um por um e treinar os colaboradores. Os processos de gerenciamento são mais de 40”, explica. 

Vantagens

Inúmeras são as vantagens que o gerenciamento de projetos pode trazer para uma empresa. “Através do gerenciamento de projetos é possível antever obstáculos. E vendo-os antes, você pode definir ações efetivas, estabelecer medidas preventivas, de forma que muitos projetos vão ter sucesso se forem suficientemente planejados e controlados”, afirma Valle. “O processo estratégico traz vantagens, e estabelecer o caminho a seguir é fundamental para uma empresa. A partir do momento em que a empresa estabelece uma meta de crescimento, um conjunto de projetos e passa a gerenciá-los com planejamento adequado e controle, ela caminha para o seu sucesso”, acrescenta.

Além de maximizar os resultados, um projeto traz também benefícios intangíveis. “Uma vantagem que o gerenciamento de projetos traz é a redução do estresse. Se você tem um bom planejamento, o estresse é menor, porque você sabe onde você está indo, você tem controle”, defende Míriam.  

Qualificação

O gerenciamento de projetos é uma área em que podem trabalhar profissionais de qualquer formação, de acordo com Angelo Valle. “Qualquer profissional pode trabalhar com o gerenciamento de projetos, não há nenhuma segmentação nem preferência. Profissionais de qualquer formação podem gerenciar projetos de qualquer natureza. O gerente de projetos não é obrigado a ser um expert no assunto, desde que saiba se cercar adequadamente de experts”, orienta. 

Formar em sua equipe um corpo de profissionais preparados para trabalhar com o gerenciamento de projetos ajuda a empresa como um todo. “Caso exista a possibilidade, é interessante para uma empresa capacitar um de seus funcionários para o gerenciamento de projetos. Esse funcionário vai desempenhar a função que ele já desempenhava e vai disseminar a cultura de gerenciamento de projetos junto ao resto da equipe. Com essa cultura, os profissionais passam a ter mais senso de urgência, porque têm um cronograma a seguir e um escopo muito bem amarrado. Quando as metas do projeto estão claras para todo mundo, fica mais fácil implementá-lo”, ensina Míriam. 

Ter a consciência dos objetivos de sua empresa e passar a buscá-los através do gerenciamento de projetos certamente ajudará o seu negócio a crescer. O primeiro passo deve ser buscar a orientação de um profissional da área, mas é preciso também que sua equipe esteja aberta a essas novas práticas. Com esses fatores andando lado a lado, sua organização alcançará o sucesso de forma muito mais rápida.

As nove áreas que ajudam a pensar o planejamento de um projeto

1. Escopo: é preciso definir o que você quer fazer, quais são os requisitos que vão guiar o seu projeto o tempo inteiro.
2. Tempo: é preciso fazer um cronograma do seu projeto.
3. Custos: se você sabe o que quer fazer e em quanto tempo, é necessário estabelecer com quais recursos. 
4. Qualidade: verificar a qualidade do processo de implantação do projeto.
5. Riscos: é preciso pensar os riscos de implantação do projeto. Nesta área, é fundamental a experiência do gerente de projetos.
6. Recursos humanos: fazer um planejamento de quantas pessoas serão usadas para implantar o projeto.
7. Aquisições: determinar as aquisições necessárias para a realização do projeto, ou seja, o que será necessário comprar para colocá-lo em prática.
8. Comunicação: estabelecer como será a comunicação durante a implantação do projeto. Nesta área, também é muito importante a habilidade do gerente de projetos em gerenciar as partes interessadas.
9. Integração: junção de todos os processos.

A matéria acima é uma republicação de edições anteriores de ES Brasil. Fatos, comentários e opiniões contidos no texto se referem à época em que a matéria foi escrita.