Sistema cria nova metodologia de trabalho nos departamentos de pessoal que vai afetar das micro às grandes empresas
Mudar nunca é fácil, mas quando a mudança é obrigatória, parece que a carga fica ainda mais pesada. É assim que as empresas estão recebendo toda a turbulência que o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, o agora famoso eSocial, trouxe para a rotina do negócio.
Para o setor supermercadista, ainda há uma peculiaridade. Como uma das suas características mais significativas é a alta taxa de rotatividade do quadro de funcionários, a nova metodologia que o sistema trouxe está tornando os responsáveis pelos departamentos pessoais e de recursos humanos mais atentos e preocupados.
“Apesar do eSocial reunir várias rotinas das empresas, as áreas financeiras e de contabilidade são mais acostumadas a lidar com sistemas de informação. Mas as outras áreas, não. Então, há empresas que estão mudando toda a metodologia de trabalho, e isso é muito complicado e confuso. Se pensarmos que existem negócios que estão funcionando quase da mesma forma há 15, 20 anos, quatro anos de adequação é pouco para uma mudança de cultura”, destaca a consultora Ariane da Penha Mendonça.
A especialista em Direito e Processo do Trabalho será uma das palestrantes do Ciclo do Conhecimento da Super Feira “Acaps Panshow”. Com o tema “O eSocial e a mudança nas rotinas de RH dos supermercados”, Ariane elucidará as dificuldades recorrentes que ela observou e pode trabalhar no dia a dia das consultorias prestadas na quarta-feira, dia 20 de setembro, às 10h30, no auditório do ciclo.
“Tenho certeza que as equipes que estão participando da feira não estão cruas em relação ao sistema, porque o eSocial está completando quatro anos. Só que, de todos os processos, eu percebo uma dificuldade maior em dois: o processo de admissões programadas de funcionários e informações relativas à saúde do trabalhador, como licenças médicas”, pontuou. “Vou dar uma atenção especial ao assunto, para deixar bem claro que a falta de adequação irá gerar multas de valor importante”, alertou Ariane.
Mudança difícil e necessária
Mesmo as grandes redes que, por sua característica, são mais estruturadas na parte administrativa, perceberam que seria necessária uma ação diferenciada para cumprir toda a normativa vinda com o eSocial. Um dos exemplos foi protagonizado pelo OK Superatacado.
Com nove anos de fundação, o grupo oferece sete lojas no Estado do Espírito Santo: Aribiri (em fase de implantação) e Brisamar, em Vila Velha; no Shopping Moxuara e Maracanã, em Cariacica; em Laranjeiras, na Serra; na sede, em Linhares; e na Avenida Nossa Senhora da Penha (Reta da Penha), em Vitória, esta última em caráter de hipermercado. Uma oitava loja, agora no bairro Jardim Camburi, também na Capital, está sendo construída.
A coordenadora de Departamento de Pessoal, Cláudia Miossi, explicou que, assim que foram classificados no primeiro grupo de implantação do eSocial, a administração elaborou um plano de ação.
“Mesmo com um cenário aparentemente favorável pela nossa organização frente ao movimento, encontramos dificuldades. Iniciamos uma mudança de cultura em meio à reforma trabalhista. Além disso, o software do eSocial, no decorrer da implantação, sofreu e ainda sofre adequações”, expôs a gestora.
“Demos início a alguns processos: saneamos os dados dos empregados através de recadastramento; reorganizamos processos internos de acordo com as novas demandas e contratamos uma consultoria especializada”, enumerou Cláudia.
“Por se tratar de uma empresa com aproximadamente 1.500 funcionários, a demanda de eventos não periódicos (admissões, afastamentos e rescisões) enviados ao eSocial é muito grande. Isso torna o processo ainda mais desafiador”, destacou.
As mudanças mais relevantes estão ligadas aos seguintes eventos
Admissões programadas: para admitir um novo funcionário, a empresa deve enviar o evento de admissão no máximo até o dia imediatamente anterior à data de admissão.
Cadastramento inicial dos trabalhadores: antes de realizar o envio do evento de admissão, é necessário realizar a qualificação cadastral do trabalhador com base do CPF e PIS, pois qualquer divergência existente impossibilitará o envio das informações.
Atestados de Saúde Ocupacional: os ASO’s deverão ser enviados por meio de evento específico de “monitoramento da saúde do trabalhador” e devem estar de acordo com os parâmetros do Programa de Prevenção dos Riscos Ambientais – PPRA.
Saúde e Segurança do Trabalho: existem tabelas específicas para cadastro dos ambientes de trabalho dos funcionários, sejam eles dentro da própria empresa ou na dependência de terceiros. Atestados, afastamentos, alterações contratuais e cadastrais: qualquer alteração cadastral ou contratual dos empregados deve ser transmitida dentro do mês e antes do envio do evento da folha de pagamento mensal. Excesso de horas extras, banco de horas, turnos de trabalho: são informações que serão transmitidas mensalmente dentro do evento da folha mensal e imediatamente disponíveis ao fisco.
Fechamento da folha: após o envio dos eventos de folha (funcionários, sócios e autônomos), o fechamento deve ser realizado pelo CNPJ da matriz. Somente após o retorno do protocolo de entrega (que pode demorar até 24 horas), será possível emitir as guias e impostos para pagamento. A necessidade de reabertura da folha pode acarretar multas por atraso na entrega.
O que é o eSocial Empresas
É um novo sistema de registro, elaborado pelo Governo Federal, para facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores. De forma padronizada e simplificada, o novo eSocial empresarial vai reduzir custos e tempo da área trabalhista das empresas na hora de executar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
