Quando o processo de admissão é feito de forma digital, as empresas conseguem evitar despesas com impressão de documentos
Redução de tempo no processo de contratação e segurança digital são duas frentes cada vez mais importantes para as áreas de recursos humanos ou gestão de pessoas. A explicação é simples: a digitalização traz mais eficiência, custos menores e adequação à legislação. Por isso, as admissões digitais são um caminho sem volta.
“Com novas aplicações tecnológicas para facilitar os processos, a parte de admissão online veio para ficar. É uma prática que trouxe muita celeridade e assertividade para as áreas de RH por lidar com questões de LGPD – a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais”, diz a especialista em gestão de pessoas e sócia da Croma Recursos Humanos, Rosana Marques.
Quando o processo de admissão é feito de forma digital, as empresas conseguem evitar despesas com impressão de documentos, poupando gastos com papel, tinta e água. Resultado: também melhoram métricas de ESG. Além disso, funcionários que antes faziam tudo isso manual e analogicamente podem investir o tempo economizado em funções mais estratégicas da gestão de pessoas.
“A redução no tempo de contratação também é importante, pois o RH pode ser ainda mais estratégico e olhar para outras atividades. Há ainda outros benefícios, como diminuição de erros e fraudes. E, claro, o armazenamento seguro das informações do candidato em um sistema digital adequado”, acrescenta a especialista.
Exemplo positivo
A Decathlon já colhe benefícios da nova modalidade de contratação. Desde 2021, a maior varejista de artigos esportivos do mundo adotou o Unico People, solução para admissão 100% digital com assinatura eletrônica integrada. A parceria impulsiona as vertentes de transformação digital e sustentabilidade, que são chave para a Decathlon.
A ferramenta da Unico, empresa brasileira especializada em identidade digital, trouxe mais agilidade e segurança em todo o processo. “Antes usávamos uma ferramenta de assinatura eletrônica para coleta de documentos, mas ela não tinha essa funcionalidade para admissão e isso impactava no tempo do processo de contratação de novos colaboradores”, explica o coordenador de RH da Decathlon, Deyvid Leles.
Com a plataforma antiga, o candidato recebia um link para a assinatura de documentos e o utilizava para fazer o upload da documentação. Após assinado, o RH precisava analisar e conferir a papelada manualmente. Toda a gestão do processo era realizada pelo gestor da loja, ou seja, era ele quem encaminhava o link para o candidato.
O processo poderia durar 15 dias. Além do prazo extenso, o procedimento não combinava com a busca por inovação, que é uma marca da varejista. Além disso, ainda poderia tornar a experiência ruim para o novo colaborador. Por isso, a empresa foi em busca de uma solução simples, que permitisse a automação do processo de admissão de forma segura, confiável e sustentável.
Desde que começou a utilizar o Unico People, a varejista não leva mais de cinco dias para realizar uma contratação. A Decathlon ainda evitou mais de 70 mil conferências de documentos. Eliminou mais de 3 mil horas de trabalho e outras 3 mil horas de retrabalhos. Economizou R$ 2 800 em impressão de papel, R$ 7 mil em guarda de documentação e seus novos colaboradores evitaram deslocamentos desnecessários
“O maior benefício do Unico People para a dinâmica do nosso trabalho é a otimização das atividades administrativas do setor. Se não fosse a praticidade e celeridade que a solução oferece, teríamos uma rotina de tarefas burocráticas. Um obstáculo à realização de nosso trabalho”, finaliza Leles
Com informações Agência Estado
