Uma das maiores dificuldades nas organizações, o cumprimento de prazos pode ser alcançado com planejamento, acompanhamento dos processos e mudanças de paradigmas
Urgências em excesso, má gestão do tempo e da equipe, prioridades mal definidas, muitas reuniões com pouco resultado. Empresas que funcionam assim acabam criando uma espécie de “Matrix” corporativa, de acordo com o especialista em administração do tempo e produtividade Christian Barbosa, autor de diversos livros sobre o tema. Os funcionários vivem num ambiente viciante que suga a energia; tem-se a impressão de que o tempo corre mais rápido e, no final, sobra a sensação de que algo ficou por fazer. Como no filme hollywoodiano, muitos profissionais vivem realidades paralelas nas empresas, esquecem-se de cuidar de outros aspectos da vida e, consumidos pelo ambiente de trabalho, gastam tempo a mais para produzir menos.
Tudo isso tem a ver com a gestão do tempo, que, na vida pessoal e no trabalho, tem influência direta sobre um dos grandes problemas das empresas: como conseguir atingir as metas de tempo propostas sem desgastar a equipe, sem perder qualidade no produto final nem ter gastos extras?
Cumprir os prazos é, de fato, um grande desafio para as organizações. De acordo com estudo de 2012 da PM Survey, 98% das 730 empresas pesquisadas têm problemas para executar as tarefas no tempo previsto. O não cumprimento dos prazos é apontado como o segundo problema mais frequente na gestão de projetos, perdendo apenas para os problemas de comunicação.
As perdas com os atrasos de cronograma podem ser muitas: menor produtividade e lucratividade, pagamentos de multas por atraso, fuga de clientes ou desgaste da imagem perante eles, estresse da equipe etc. Diversos fatores podem contribuir para o não alcance dos prazos definidos. Christian Barbosa cita, entre os mais comuns, a falta de foco, a procrastinação, o excesso de prioridades, muitas urgências, falta de planejamento, desorganização, má utilização do e-mail e das redes sociais e má condução de reuniões, entre outros.
Ângela Abdo, diretora da empresa de recursos humanos Grafia Humana, considera que a maior dificuldade reside na falta de disciplina e de prioridades. Ela identifica três aspectos da cultura brasileira que, embora não sejam necessariamente negativos, podem prejudicar o cumprimento do planejado. O primeiro é a criatividade, que é acompanhada pelo costume de improvisar e achar que dará conta de tudo na última hora. Outro fator é a crença de que planejar é perda de tempo, de que executando é que se trabalha realmente. Por último, Ângela destaca a falta de disciplina, fruto de um comportamento mais afetivo, em contraste com uma maior rigidez de europeus e norte-americanos. “As empresas são reflexo das pessoas, são elas que fazem a entidade e, se não cumprem suas metas, isso se reflete na produtividade, na satisfação do cliente e no rendimento financeiro”, alerta.
O início do ano é um momento importante para traçar metas e resolver os gargalos que impedem um rendimento ótimodas empresas. “Recomendo que o líder planeje o ano com sua equipe nos quesitos de produtividade, equilíbrio e redução de urgências. Aproveitar este início do ano para esse tipo de estratégia é positivo, pois alinha a equipe em uma direção para os próximos meses”, indica Christian Barbosa. Ele destaca o papel fundamental exercido pelos líderes para motivar seus subordinados e dar o tom da equipe. “Líderes urgentes criam equipes urgentes. Líderes irresponsáveis criam resultados apáticos. Líderes estressados criam equipes reativas. A liderança é a principal responsável por dar o ritmo de produtividade do time. É parte do papel do líder ajudar a equipe a manter o ritmo produtivo e fortalecê-la para construir um resultado próspero e equilibrado”, complementa o especialista.
Como cumprir os prazos?
Ainda que não seja uma tarefa fácil, fazer com que os funcionários e a empresa mantenham-se em dia com os prazos não é segredo. Os principais fatores que possibilitam isso são o bom planejamento e acompanhamento. É o que ressalta o diretor-presidente da instituição de ensino superior Fucape, Aridelmo Teixeira. “Planejamento e acompanhamento ajudam a solucionar problemas em todas as áreas. Melhoram o custo, a qualidade do trabalho e a satisfação da equipe, além de reduzirem a incidência de multas e custos extras por conta da ineficiência operativa”, avalia.
Miriam Machado, presidente do Project Managment Institute do Espírito Santo (PMI-ES), entidade especializada na gestão de projetos, destaca a importância de dedicar tempo e atenção para um planejamento adequado. “O prazo tem que ser fruto desse planejamento. Muitas pessoas sustentam que não têm tempo para planejar, mas acabam pagando essa crença com mais tempo para retrabalho, porque as diretrizes não estavam estabelecidas com clareza, e não porque o prazo é o ‘bicho papão’ da situação”, diz ela, criticando o que chama de “cultura do fazejamento” do brasileiro, que costuma iniciar projetos sem antes elaborar bem as metas e diretrizes.
Num planejamento adequado, devem-se definir quais as estratégias para alcançar o resultado no prazo determinado. Primeiro, determina-se o escopo, logo depois o prazo e, após isso, o orçamento, elementos que Miriam chama de “restrição tripla”, pois caso um deles seja modificado, os outros também terão que mudar. Ao longo da execução de um projeto, os prazos e metas traçados podem e devem ser reavaliados. Ângela Abdo resume o processo em quatro partes, que chama de PDCA, iniciais de palavras-chaves para a gestão do tempo e da produtividade. O P se refere a Planejar e estabelecer metas e métodos; o D refere-se a Desenvolver, treinar e educar os envolvidos para cumprirem o planejamento, além de executar e monitorar o andamento do processo por meio de estatísticas e ferramentas;o C se refere a Checar, comparando o ideal traçado com o resultado real alcançado; e, por último, o A de Agir corretivamente, assim que identificados os problemas que prejudicam o andamento do processo.
Mas o processo é ainda mais complexo quando a empresa se relaciona com uma série de stakeholders (parceiros e fornecedores) e depende do trabalho destes para ter sucesso. “Na primeira fase do projeto, durante o planejamento, é preciso identificar quem são esses stakeholders e como fazer seu gerenciamento para alinhá-los com o trabalho da empresa. É preciso fazer o levantamento das partes envolvidas para poder definir a estratégia de gerenciamento da equipe”, indica Miriam Machado.
É o caso de empresas como a construtora Lorenge, que deve lidar com uma série de diferentes fornecedores de materiais e equipamentos, além de mão de obra direta e indireta da qual depende para executar seus projetos. O diretor de Projetos da empresa, Newton Zambonini, explica que para isso a empresa investe no desenvolvimento dos parceiros, buscando conhecer e ajudar no aprimoramento de seu trabalho. Para ter pleno controle do processo, a construtora utiliza ferramentas que permitem a gestão integrada informatizada, tanto da parte contábil e administrativa quanto do acompanhamento dos serviços, permitindo que os gestores do canteiro de obras possam avaliar o andamento destas. Outra ferramenta é usada exclusivamente para a gestão de pessoas, possibilitando gerir melhor a equipe, trazer benefícios e motivar o funcionário a render mais.
O uso de softwares adequados é fundamental para otimizar o tempo e proporcionar adequados acompanhamento e reavaliação do processo. Aridelmo Teixeira destaca que os sistemas devem permitir uma visão global do processo e agregar toda a equipe envolvida no cumprimento das metas, pois uma tarefa depende da outra e o resultado final é responsabilidade de todos. Porém, o uso e aplicação dessas ferramentas exigem profissionais capacitados e uma equipe motivada para cumprir seus objetivos.
Não há milagres que garantam o cumprimento dos prazos. Mas, no dia a dia, é possível construir processos consistentes e realistas, que podem gradualmente colocar a empresa no rumo certo para produção e entrega de seus serviços em tempo hábil. Planejar com cuidado; preparar o pessoal para usar as ferramentas adequadas; escolher as ferramentas corretas de acompanhamento, que possam gerar estatísticas capazes de mensurar o rendimento, os recursos e prazos por cumprir constituem um bom caminho para superar a “Matrix” corporativa e encarar a moderna realidade do mundo dos negócios.
