Organizar e arquivar os documentos da empresa é muito mais do que apenas guardar papéis. Arquivos são centros ativos de informação e espelham a qualidade do gerenciamento empresarial

*Por Taís Hirschmann

Encontrar bons fornecedores e parceiros de negócios. Avaliar o desempenho e os resultados da empresa e dos seus colaboradores. Saber onde está sendo gerado retrabalho e quais os “furos” por onde seu lucro anda escapando. Não, não é preciso contratar consultorias especializadas para descobrir tudo isso. Talvez você ainda não tenha se dado conta, mas todas essas informações, e muitas outras, estão contidas nos arquivos da sua empresa.

Tudo bem, que atire a primeira pedra quem nunca reclamou por ter que organizar e guardar tantos documentos – afinal, cada atividade exercida dentro de uma organização gera um ou vários deles, em papel ou outras mídias. Porém, antes de ver essa tarefa apenas como “uma trabalheira inevitável”, saiba que, bem organizado, o seu arquivo é um centro ativo de informações e uma valiosa fonte de pesquisa, muito útil na tomada de decisões estratégicas para o seu negócio.

Grande parte das empresas, porém, ainda não utiliza sistemas de gestão para arquivar seus documentos, físicos ou não. No entanto, a importância de se preservar a história e a memória da organização, além de prevenir problemas burocráticos no futuro, é real e requer conhecimento adequado para gerar os resultados ideais.

“Muitos empresários ainda não atinaram para o fato de que precisam preservar a memória de suas organizações, guardando informações e documentos que fazem parte da história de sua empresa e espelham sua gestão”, afirma o presidente da Associação dos Arquivistas do Espírito Santo (Aarqes), Marcos Rabelo. Bacharel em Arquivologia, ele é presidente do Fórum Nacional de Dirigentes de Arquivos Municipais (Forumdam) e membro suplente do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).

Se for analisada a realidade do Espírito Santo, de acordo com Rabelo, pode-se observar a falta de uma política de gestão de documentos, principal responsável pela criação de normas e instrumentos para classificação e determinação do período de permanência desses documentos nos arquivos. “Isso acontece especialmente nas instituições públicas, mas também nas privadas. E a falta dessa política, que deve ser engajada em toda instituição pelo gestor administrativo, ocasiona a falta de conhecimento dos funcionários envolvidos na produção documental de cada setor, gerando assim a guarda indiscriminada de papel desprovido de valor administrativo, contábil, fiscal, técnico ou histórico”, explica.

Em outras palavras, Rabelo alerta para o fato de que as empresas guardam todo tipo de documento, não importa para quê. Entre guardar e eliminar, melhor pecar pelo excesso: guardar tudo, sempre! Por outro lado, alguns eliminam sem sequer saber que existem procedimentos adequados para isso. Nessa rotina indisciplinada, são produzidos e arquivados ininterruptamente todos os documentos, sem o emprego de técnicas capazes de proporcionar o acesso rápido às informações neles contidas.

Por que é preciso saber arquivar?

A importância do bom arquivamento está justamente em permitir o rápido acesso à informação. Se ela vale ouro, então por que não cuidar do arquivamento correto de documentos? Além disso, na busca por uma administração eficiente, a gestão documental será responsável por economia de custos e aumento da produtividade da organização, além de liberação de espaço físico.

Nesse aspecto, pensar na melhor estrutura para arquivamento é pensar também em espaço adequado para a guarda da documentação produzida, incluindo nessa lista caixas, pastas, prateleiras, a criação de um manual técnico de gestão de documentos e, se possível, de uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivos, responsável por orientar a avaliação e classificação dos documentos da empresa.

Uma pergunta importante é: qual o custo para implantar um sistema profissional de arquivamento? A resposta dependerá de diversas variáveis, que deverão ser analisadas conforme levantamento e diagnóstico dos documentos que a empresa possui, além do quantitativo de documentos que produz. “Podemos dizer que os gastos principais nessa implantação ficarão por conta da mão de obra especializada e também de todo o material necessário para a implantação do arquivo central”, analisa Rabelo. De acordo com o presidente da Aarqes, esse não é um processo de curto prazo e investir nele é sinônimo de trabalho contínuo, mas que gerará, sim, em curto prazo, uma boa relação custo/benefício para a empresa.

Casa organizada

Uma empresa que hoje é vista como referência no assunto é a ArcelorMittal Tubarão. A arquivista responsável pela implantação do sistema na empresa, Laureny Pereira, conta que a companhia buscou o serviço por estar preocupada com a organização dos documentos e teve a disposição de investir.

Segundo Laureny, que também é gerente de Riscos e Controles Internos da Armazém de Dados, o investimento médio para uma empresa do porte da Arcelor é de R$ 22 mil por mês. “O valor depende de diversos fatores, como o volume de documentos, quantos funcionários serão disponibilizados para o serviço, entre outros”, explica.

No entanto, a procura por esse tipo de serviço tem aumentado a cada ano. Hoje, Laureny diz que a Armazém de Dados já atende cerca de 50 a 60 clientes. “Aumentou muito a procura por um sistema profissional de arquivamento. As empresas estão reconhecendo a importância dos documentos, tanto pelo valor social – para resgate da memória da instituição – quanto pelo valor jurídico e contábil, para atendimento a fiscalizações e auditorias”, salienta.

Mas, mesmo sem ter recursos para investir em arquivamento profissional de documentos, qualquer empresa pode e deve cuidar de fazer uma boa gestão de sua documentação e arquivos. Basta ter disposição para organizar os documentos produzidos nas atividades diárias, criar critérios simples e claros para sua guarda e descarte e atentar para os prazos exigidos por lei para a guarda de documentos que tenham valor comprobatório (fiscais e contábeis). Uma visita ao site do Conarq (http://www.conarq.arquivonacional.gov.br) pode ser muito útil. Lá você encontrará não só orientações sobre como proceder, mas, principalmente, os requisitos legais para manter o seu arquivo em dia com a legislação brasileira sobre o assunto.

Como arquivar?

Para começar a organizar os documentos da sua empresa, saiba que há quatro tipos básicos de arquivos:

* Arquivos de prosseguimento
Também conhecidos pelos nomes de “imediato”, “andamento”, “vigilância”, ou ainda pela expressão inglesa “Follow-up”. Toda a empresa requer a organização de arquivos de prosseguimento, indispensáveis para que neles sejam arquivados cópias de documentos ou indicações que aguardam providências em datas determinadas, como, exemplo, cartas que precisam ser respondidas, faturas e promissórias que devem ser pagas ou cobradas, pedidos que devem ser feitos, seguros que devem ser renovados etc.

* Arquivos ativos (temporários)
São os que contêm documentos em uso constante.

* Arquivos inativos (Intermediários)
São os que contêm documentos de menor frequência de uso, como na lista a seguir (conforme o critério, alguns poderão ficar no arquivo inativo e outros no arquivo morto):
– Todo documento que estabelece um direito em favor de uma pessoa, uma organização ou de uma coletividade.
– Todo documento que determina uma obrigação permanente.
– Todo documento, mesmo de efeito temporário, que possa servir para provar um direito ou uma obrigação.
– Todo documento que abre um precedente.
– Todo documento que fornece informação sobre a organização, seu funcionamento ou a história de um serviço da ou para a mesma.
– Todo documento que prova um direito permanente.
– Todos os projetos que têm relação direta com a instituição ou sociedade mantenedora do arquivo (plantas-projetos de construção, ampliação, etc.).
– Documentos de valor permanente (estabelecido pelo Código Civil e Comercial brasileiro), tais como contratos, escrituras, documentos legais em geral, etc.

* Arquivo morto (permanente)
É o que contém os documentos de frequência praticamente nula.

Roteiro para o arquivamento de documentos

1º Passo

Defina um método de ordenação (numérico, alfabético, cronológico etc…), etapa que requer muito cuidado, pois um documento arquivado inadequadamente pode se tornar irreversivelmente perdido, embora esteja guardado.

2º Passo

Separe e classifique os documentos, de acordo com os critérios estabelecidos anteriormente.

3º Passo

Defina os métodos de arquivamento, que podem ser vários, pois há documentos que devem ser ordenados ora pelo assunto, ora pelo nome, ora pelo local, data ou número. Leve em conta a simplicidade e a flexibilidade, prevendo possíveis expansões.

4º Passo

Utilize métodos auxiliares para reparar alguns “vícios” do arquivamento, caso necessário – como, por exemplo, por número e data ao mesmo tempo.

5º Passo

Não deixe acumular documentos. Crie uma rotina de arquivamento e descarte de tempos em tempos, de acordo com as necessidades específicas da organização.