Tenha controle sobre a capacidade da sua empresa
Produção. Um conjunto de ações capazes de transformar um bem ou serviço em outro de maior valor agregado. Auxiliados por ferramentas cada vez mais sofisticadas, os profissionais de diversos setores da economia do mundo contemporâneo conseguem produzir mais, em menos tempo e com maior qualidade. Para especialistas em gestão, a produtividade significa a avaliação da eficiência. Ou seja, se os recursos são utilizados adequadamente em relação aos resultados obtidos em um determinado processo.
Mas quais seriam as melhores maneiras de medir a produtividade dentro de uma empresa? Como a organização pode ter controle sobre seus processos produtivos? De acordo com Luciano Raizer Moura, consultor e diretor da Findes, a produtividade é avaliada pela medição dos resultados, como produção, pelo uso de recursos como máquinas, pessoal, materiais entre outros. “Portanto, para se medir a produtividade, é necessário saber quanto de recurso foi usado e qual a produção obtida. Essas medições não são muito fáceis de serem feitas, requerendo o registro de quais materiais foram usados, de quantas pessoas e quantas horas foram dedicadas, do tempo de uso de máquinas, entre outros itens. Assim, se esses registros não existirem, não há como medir e avaliar a produtividade. E o mais importante disso é que a produtividade tem relação direta com os custos da empresa e em épocas de acirrada concorrência, como a de hoje, em especial competindo com os produtos asiáticos, que são mais baratos, medição da produtividade deve ser uma disciplina elementar para a empresa que deseja maior competitividade”, explicou ele.
Segundo Raizer, é importante ter consciência de que a medição do uso de recursos é atividade básica dos processos de uma empresa. “Para medir a produtividade é necessário ter os processos organizados e o registro de uso de recursos, o que não é muito fácil, porque requer disciplina e organização”, falou ele.
A produção tem um valor absoluto (quilos, toneladas, litros, peças etc.), enquanto a produtividade, um valor relativo. “Um dos principais recursos para essa relativização é o tempo, algo inelástico, ou seja, não é possível ser comprimido ou esticado. Assim, produção por hora, por dia, por minuto, são medidas usadas na produtividade. Daí se pode depreender que produção e produtividade são coisas diferentes e uma pode estar em crescimento enquanto a outra, ao contrário, em queda”, destacou João Luiz Vassalo Reis, superintendente da Fundação Espírito-Santense de Tecnologia (Fest).
A criação de um índice de produtividade dentro de uma organização, segundo o superintendente, irá depender do ramo de atuação da empresa. “Se é uma organização produtora de bens ou se é produtora de serviços. De qualquer forma, como a produtividade é um indicador de performance, de eficiência de operação, o primeiro índice deve se referir ao objetivo principal da empresa, aquele que justifica a sua existência”, falou ele, citando exemplos. Se é uma produtora de cadeiras de alumínio, a medição tratará de identificar quantas cadeiras cada funcionário fabrica em média, por mês, dia ou hora. Já uma especializada em radiografias apontará quantas radiografias, em média, cada funcionário realizou em um determinado período.

Performance da equipe
Dentro de um processo operacional, o gestor muitas vezes pode ter dúvidas sobre como criar medições de desempenho de sua equipe, ou como utilizar estas medições para se antecipar a problemas na esteira de produção. De acordo com Luciano Raizer, a primeira medição a se fazer é a global da empresa, confrontando o que foi produzido e o que foi usado. Em seguida, o gestor deve medir a produção total e dividir pelo número de homens/hora para saber a produtividade dos recursos humanos. “Deve-se dividir a produção total pelo total de matéria-prima e assim segue por cada tipo de recurso. Essas são as primeiras medições, ditas gerais”, falou ele. Depois vêm os cálculos mais específicos, seja por processo, turno, equipe ou departamento. “Para se controlar a produtividade são necessárias muitas medições para identificar onde estão os gargalos ou restrições à produção e eliminá-los”, destacou o consultor.
Apontados esses gargalos, a empresa pode então tomar providências para resolver os problemas em sua linha de produção. “Uma empresa tem certamente o objetivo de produzir algum produto ou serviço. Se serviço, quanto de serviço ela pode produzir por equipe, em determinado período de tempo? Por exemplo, qual é o número de artigos que uma equipe de um jornal consegue produzir por semana? Logicamente, se uma equipe consegue produzir sete artigos por semana e a empresa necessita para determinada semana de 14 artigos, há de se aumentar a produtividade da equipe colocando novos recursos à disposição e providenciar um reforço ou outra equipe para se conseguir a produção desejada”, explicou Vassalo Reis.
Para os especialistas, fatores como boa gestão e motivação têm importante peso no desempenho da produção de um departamento ou área de uma empresa. “Existe uma relação direta entre maior produtividade e melhor atuação da equipe. E para uma equipe atuar da melhor forma, a motivação é um dos fatores mais importantes. Some-se a ele a competência, a liderança e a boa gestão. A motivação é a força que leva as pessoas a atuarem e como a produtividade depende diretamente das pessoas, é fortemente influenciada por aquela. Porém, a boa atuação das pessoas depende da boa forma de gestão das empresas e o que faz isso é a liderança”, disse Raizer. Já Vassalo Reis explica que, como a produtividade é a produção em relação ao tempo, quanto mais se produzir numa mesma unidade de tempo, maior será a produtividade. Assim, maior motivação deve significar maior produtividade.
Uma empresa capaz de quantificar sua produção tem a chave para o próprio crescimento. “O aumento da produtividade deve ser um objetivo permanente de todas as organizações, em absolutamente todas as suas áreas de atuação”, disse Vassalo Reis. Para ele, uma vez que a produtividade é calculada em relação aos recursos disponíveis, sempre é possível aumentá-la. Até porque os recursos tecnológicos estão constantemente em evolução. “Por exemplo: antes, os textos eram datilografados; hoje, eles são digitados. Para corrigir ou fazer qualquer modificação em um texto, o tempo necessário era muito grande em relação ao tempo necessário atualmente, com o uso das novas tecnologias da informática disponíveis”, exemplificou.
A medição de sua produtividade é o primeiro passo que uma organização dá em busca de informações específicas sobre seu desempenho em uma área, seus sucessos e falhas. Essa medição dá subsídios para decisões administrativas em todos os níveis da empresa. Medir é, portanto, conhecer seu negócio e estar apto a efetuar melhorias em suas operações, analisar o mercado e a concorrência e ainda elaborar previsões e metas adequadas.